Microsoft Excel – Tutorial 3


इस अध्याय में हम जिन विषयों पर चर्चा करने जा रहे हैं उनके नाम हैं;

  • फ़ाइल का रखरखाव (File Handling – File tab)

  • कुछ ज़रूरी शॉर्टकट कमांड (Some important shortcut commands)

फ़ाइल का रखरखाव (File Handling)

जैसा कि आप इस डेटा शीट (data sheet) स्क्रीन को देख सकते हैं, जिसे हमने Microsoft Excel के पिछले सत्र में बनाया है।


Data Sheet
Data Sheet

 

तो सबसे पहले हम इस डेटा को अपने कंप्यूटर में सेव करेंगे। हमारे कंप्यूटर में इस डेटा शीट को सेव करने के लिए, हमें इस शीट को एक फ़ाइल नाम (file name) देना होता हैं। फ़ाइल का नाम (file’s name) शीट में दर्ज किए गए डेटा के अनुसार दिया जाना चाहिए, अन्यथा आवश्यकता होने पर सही डेटा फ़ाइल को खोजना या ढूंढना बहुत मुश्किल होता है।

यदि आप विंडोज़ ऑपरेशन (windows operation) जानते हैं, तो, आपको फ़ोल्डर और फ़ाइल (folder & file) बनाने के बारे में पता होना चाहिए। कंप्यूटर सिस्टम (computer system) में फ़ोल्डर और फ़ाइल (folder & file) अपने आप में बिलकुल अलग होनी चाहिए। मेरे कहने का मतलब यह है कि हमारे एक फ़ोल्डर में एक नाम से एक ही फ़ाइल हो सकती है।

 

Folder Structure
Folder Structure

जैसा कि आप उपर के शीट (sheet) में देख सकते हैं, इसमें छात्र का डेटा (student's data) है, इसलिए हम 'Student Detail' के रूप में फ़ाइल नाम (file name) दे सकते हैं।

इससे पहले कि हम इस ट्यूटोरियल (tutorial) में आगे बढ़ें, यह उल्लेख करना बहुत महत्वपूर्ण है कि Microsoft Office 2010 में, 'बैकस्टेज व्यू' (backstage view) और 'रिबन' (ribbon) विशेषताएं (features) के साथ लाया गया है।

हमने पहले ही 'रिबन' (ribbon) के बारे में चर्चा की थी, जिसे 'Microsoft Excel – Tutorial 1' के नाम से प्रकाशित किया गया है।

'बैकस्टेज व्यू' (backstage view) 'फ़ाइल टैब (file tab) का उपयोग करके पहुँचा जा सकता है जहाँ से आप अपनी वर्तमान फ़ाइल (current file) को पूरी तरह से नियंत्रित (control) कर सकते हैं। फ़ाइल टैब या ‘बैकस्टेज व्यू’ (backstage view or file tab) का उपयोग करके आप फ़ाइल (file) को खोल (Open) सकते हैं, सहेज सकते हैं (Save or Save As), नया (New), प्रिंट (Print) कर सकते हैं और प्रबंधित (manage) कर सकते हैं।

ध्यान रखें, कि Microsoft Excel आपके द्वारा दी गई फ़ाइल (file) को सहेजगा, लेकिन आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे Microsoft Excel के संस्करण (version) के अनुसार फ़ाइल एक्सटेंशन (file extension) स्वचालित (automatic) रूप से ले लेलेगा।

जैसा कि 'Microsoft Excel - Tutorial 1' में बताया गया है, यदि आप Microsoft Excel संस्करण (version) 97/2007 का उपयोग कर रहे हैं, तो फ़ाइल एक्सटेंशन (file extension) को ".XLS" के रूप में लिया जाएगा और बाद के संस्करण (version) के लिए, फ़ाइल एक्सटेंशन (file extension) को ".XLSX" के रूप में लिया जाएगा।

फ़ाइल नाम (file name) देने से पहले, फ़ोल्डर (folder) का चयन करें या आप फ़ोल्डर बनाएँ (create folder) और फिर उस फ़ोल्डर का चयन (select folder) करें और फिर डेटा (data) के अनुसार फ़ाइल नाम (file name) दर्ज करें।

फ़ाइल का नाम छोटा और सरल रखें और किसी विशेष अक्षर (special character) जैसे ‘@#$%’ का उपयोग न करें।

नोट: अधिक जानकारी के लिए, कृपया हमारे वीडियो (video) Microsoft Excel - Tutorial 3 को ज़रूर देखें जो इस ब्लॉग (blog) में मौजूद है।





1 2 3

No comments:

Please do not enter any span link in the comment box

Powered by Blogger.