Microsoft Excel – Tutorial 3

इस अध्याय में हम जिन विषयों पर चर्चा करने जा रहे हैं उनके नाम हैं;

  • फ़ाइल का रखरखाव (File Handling – File tab)

  • कुछ ज़रूरी शॉर्टकट कमांड (Some important shortcut commands)

फ़ाइल का रखरखाव (File Handling)

जैसा कि आप इस डेटा शीट (data sheet) स्क्रीन को देख सकते हैं, जिसे हमने Microsoft Excel के पिछले सत्र में बनाया है।


Data Sheet
Data Sheet

 

तो सबसे पहले हम इस डेटा को अपने कंप्यूटर में सेव करेंगे। हमारे कंप्यूटर में इस डेटा शीट को सेव करने के लिए, हमें इस शीट को एक फ़ाइल नाम (file name) देना होता हैं। फ़ाइल का नाम (file’s name) शीट में दर्ज किए गए डेटा के अनुसार दिया जाना चाहिए, अन्यथा आवश्यक होने पर सही डेटा फ़ाइल को खोजना या ढूंढना बहुत मुश्किल होता है।

यदि आप विंडोज़ ऑपरेशन (windows operation) जानते हैं, तो, आपको फ़ोल्डर और फ़ाइल (folder & file) बनाने के बारे में पता होना चाहिए। कंप्यूटर सिस्टम (computer system) में फ़ोल्डर और फ़ाइल (folder & file) अपने आप में बिलकुल अलग होनी चाहिए। मेरे कहने का मतलब यह है कि हमारे एक फ़ोल्डर में एक नाम से एक ही फ़ाइल हो सकती है।

 

Folder Structure
Folder Structure

जैसा कि आप उपर के शीट (sheet) में देख सकते हैं, इसमें छात्र का डेटा (student's data) है, इसलिए हम 'Student Detail' के रूप में फ़ाइल नाम (file name) दे सकते हैं।

इससे पहले कि हम इस ट्यूटोरियल (tutorial) में आगे बढ़ें, यह उल्लेख करना बहुत महत्वपूर्ण है कि Microsoft Office 2010 में, 'बैकस्टेज व्यू' (backstage view) और 'रिबन' (ribbon) विशेषताएं (features) के साथ लाया गया है।

हमने पहले ही 'रिबन' (ribbon) के बारे में चर्चा की थी, जिसे 'Microsoft Excel – Tutorial Part 1' के नाम से प्रकाशित किया गया है।

'बैकस्टेज व्यू' (backstage view) 'फ़ाइल टैब (file tab) का उपयोग करके पहुँचा जा सकता है जहाँ से आप अपनी वर्तमान फ़ाइल (current file) को पूरी तरह से नियंत्रित (control) कर सकते हैं। फ़ाइल टैब या ‘बैकस्टेज व्यू’ (backstage view or file tab) का उपयोग करके आप फ़ाइल (file) को खोल (Open) सकते हैं, सहेज सकते हैं (Save or Save As), नया (New), प्रिंट (Print) कर सकते हैं और प्रबंधित (manage) कर सकते हैं।

ध्यान रखें, कि Microsoft Excel आपके द्वारा दी गई फ़ाइल (file) को सहेजगा, लेकिन आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे Microsoft Excel के संस्करण (version) के अनुसार फ़ाइल एक्सटेंशन (file extension) स्वचालित (automatic) रूप से ले लेलेगा।

जैसा कि "Microsoft Excel Tutorial - Part 1" में बताया गया है, यदि आप Microsoft Excel संस्करण (version) 97/2007 का उपयोग कर रहे हैं, तो फ़ाइल एक्सटेंशन (file extension) को ".XLS" के रूप में लिया जाएगा और बाद के संस्करण (version) के लिए, फ़ाइल एक्सटेंशन (file extension) को ".XLSX" के रूप में लिया जाएगा।

फ़ाइल नाम (file name) देने से पहले, फ़ोल्डर (folder) का चयन करें या आप फ़ोल्डर बनाएँ (create folder) और फिर उस फ़ोल्डर का चयन (select folder) करें और फिर डेटा (data) के अनुसार फ़ाइल नाम (file name) दर्ज करें।

फ़ाइल का नाम छोटा और सरल रखें और किसी विशेष अक्षर (special character) जैसे ‘@#$%’ का उपयोग न करें।

'फ़ाइल टैब' (file tab) पर क्लिक करके, हम इस टैब (tab) से जुड़े कमांड (commands) देख सकते हैं। जैसे Save, Save As, Open, Close, Recent, New।

 

Backstage view or File tab
Backstage view or File tab

 

बैकस्टेज व्यू (Backstage View)

Command

Description

Save

'फ़ाइल टैब' (file tab) पर क्लिक करें, और फिर 'Save' कमांड (command) पर क्लिक करें। फ़ाइल को सेव (save) करने के बाद, यदि आप डेटा (data) में कोई परिवर्तन करते हैं जो फ़ाइल (file) में सेव (save) नहीं किया गया है, तो आपको File टैब (tab) से 'Save' कमांड (command) पर क्लिक करने की आवश्यकता है। जब भी आप डेटा में बदलाव करते हैं तो आपको हर समय इस कमांड का उपयोग करते रहना चाहिए।

वैकल्पिक रूप से, आप 'Quick Access टूलबार' से "Save (floppy)" आइकन पर क्लिक कर सकते हैं।

वैकल्पिक रूप से आप आवश्यकतानुसार डेटा (data) को सेव करने के लिए शॉर्टकट की (shortcut key) 'Ctrl + S' का भी उपयोग कर सकते हैं।

यदि आप डेटा (data) को सेव (save) किये बिना फ़ाइल (file) को बंद करते हैं, तो आपका बिना सेव (save) गया डेटा ख़तम हो जाएगा।

Save As

''File' टैब (tab) पर क्लिक करें, और 'Save As' कमांड (command) पर क्लिक करें। एक डायलॉग विंडो (dialog window) खुलेगी, जहाँ आप आवश्यकतानुसार फ़ोल्डर (folder) का चयन कर सकते हैं या फ़ोल्डर (folder) बना सकते हैं, और फ़ाइल का नाम (15-20 अक्षर, विशेष अक्षर के बिना) दें, अब हमारी फ़ाइल उस फ़ोल्डर में सेव (save) हो जाएगा।

उदाहरण के लिए, 'Student Details' यहां दिया गया है। अब हमारी फाइल (file) उस फोल्डर (folder) में सेव (save) हो जाएगी। अब आप देखेंगे, डिफ़ॉल्ट फ़ाइल नाम (default file name) "Book1" को 'Student Details' फ़ाइल नाम (file name) से बदल दिया जाएगा।

यदि दिया गया फ़ाइल नाम (file name) पहले से मौजूद है, तो एक चेतावनी संदेश दिखाई देगा 'File already exists. Do you want to replace it (Yes/No) (फ़ाइल पहले से मौजूद है क्या आप इसे बदलना चाहते हैं? (हाँ /नही)। यदि आप "हां" पर क्लिक करते हैं, तो फ़ाइल ओवरराइट (overwrite) हो जाएगी।

Open

'File' टैब (tab) पर क्लिक करें, और 'Open' कमांड (command) पर क्लिक करें। एक डायलॉग विंडो (dialog window) खुलेगी, जहाँ आप आवश्यकतानुसार सही फ़ोल्डर (folder) और फिर उस फ़ाइल (file) का चयन (choose) कर सकते हैं और 'Open' बटन पर क्लिक (click) खोल सकते हैं।

वैकल्पिक रूप से आप फ़ाइल खोलने के लिए शॉर्टकट की (shortcut key) 'Ctrl + O' का भी उपयोग कर सकते हैं।

Close

'File' टैब (tab) पर क्लिक करें, और 'Close' कमांड (command) चुनें। वैकल्पिक रूप से ऊपर दाएं कोने से 'X' पर क्लिक करें, जो फ़ाइल खोली गई है वह बंद (close) हो जाएगी।

यदि आप डेटा (data) को सेव (save) किये बिना फ़ाइल को बंद करते हैं, तो फ़ाइल को बंद करने से पहले डेटा को सेव (save) करने के लिए एक चेतावनी संदेश दिखाई देगा जैसे 'Do you want to save the changes you made Save / Don’t Save’ (क्या आप अपने द्वारा किए गए परिवर्तनों को सेव (save) करना चाहते हैं)।

यदि आप Save (सेव) पर क्लिक करते हैं, तो फ़ाइल डेटा को सेव (save) के साथ बंद हो जाएगी। यदि आप 'Don’t Save’ पर क्लिक करते हैं, तो डेटा को सेव (save) किये बिना फ़ाइल बंद कर दी जाएगी।

Info

इस विकल्प (option) की मदद से, हम खोली गई शीट (worksheet) या फ़ाइल (file) के नए गुणों (current properties) को सेटअप (setup) कर सकते हैं।

Recent

'File' टैब (tab) पर क्लिक करें, और 'Recent' कमांड (command) पर क्लिक करें।

जब आप 'Recent' कमांड (command) पर क्लिक करते हैं, तो हाल ही में उपयोग की गई फ़ाइलों की सूची और संबंधित फ़ोल्डर (list of recenlt used files with associated folder) एक विंडो (window) में दिखाई देगा। आपको बस सूची से अपनी फ़ाइल का चयन करने की आवश्यकता है।

New

'File' टैब (tab) पर क्लिक करें, और 'New' कमांड (command) पर क्लिक करें।

एक डायलॉग विंडो (dialog window) खुलेगी, जहां से आप 'Blank Workbook' (ब्लैंक वर्कबुक) का चयन कर सकते हैं। एक नई workbook पूर्वनिर्धारित नाम (predefined name) 'Book1' or 'Book2' या या किसी और नंबर (number) के साथ दिखाई देगी। अपना डेटा दर्ज (entering data) करने के बाद आपको ऊपर बताए अनुसार फ़ाइल (file) को सेव (save) करना होगा।

वैकल्पिक रूप (alternatively) से आप फ़ाइल खोलने के लिए शॉर्टकट की (shortcut key) 'Ctrl + N' का भी उपयोग कर सकते हैं।

ध्यान दें: यहां आप कुछ फ़ाइल टेम्पलेट (file template) देख सकते हैं। बस जानकारी के लिए बतादूँ, टेम्पलेट (template) एक पूर्वनिर्धारित डेटा प्रारूप (predefined data format) है जिसका उपयोग आप अपनी आवश्यकता के अनुसार अनुकूलित (customize) करने के लिए करते हैं। यह आपके काम को तेज करने में मदद करता है।

Print

इस विकल्प (option) का उपयोग एक खुली हुई शीट (worksheet) या पूरी फाइल (entire file) को प्रिंट (print) करने के लिए किया जाता है।

Save & Send

यह विकल्प (option) एक खुली हुई वर्कशीट (opened worksheet) को सेव (save) करके और ईमेल (email) आदि का उपयोग करके वर्कशीट (worksheet) भेजने का विकल्प (option) देता है।

Help

Microsoft Excel से आवश्यक सहायता प्राप्त करने के लिए आप इस विकल्प (option) का उपयोग कर सकते हैं।

Option

हम इसका उपयोग Microsoft Excel से संबंधित विभिन्न विकल्पों को सेटअप (setup various option) करने के लिए कर सकते हैं।

Exit

इसके उपयोग से सभी खोली गई वर्कबुक बंद (close all open workbook) हो जाएगी और Microsoft एक्सेल बाहर निकल (exit) जाएगा।

 

 

कुछ ज़रूरी शॉर्टकट कमांड (Some important shortcut commands)


कुछ ज़रूरी शॉर्टकट कमांड (Some important shortcut commands)

Keyboard

Use

Description

Insert New Cell

सेल पॉइंटर (cell pointer) को उस सेल (cell) पर रखने के बाद या सेल रेंज (cells range) का चयन करने के बाद जहां आप नई सेल (cell) डालना चाहते हैं, कीबोर्ड (keyboard) से Ctrl + (प्लस) दबाएं।

इन्सर्ट डायलॉग बॉक्स (insert dialog box) खुलेगी जहां से अपनी आवश्यकता के अनुसार 'Shift cells right' (शिफ्ट सेल राइट) या 'Shift cells down' (शिफ्ट सेल डाउन) का चयन करें।

Delete Cell

सेल पॉइंटर (cell pointer) को उस सेल (cell) पर रखने के बाद या सेल रेंज (cells range) का चयन करने के बाद जिसे आप हटाना (delete) चाहते हैं, कीबोर्ड (keyboard) से Ctrl - (माइनस) दबाएं।

डिलीट डायलॉग बॉक्स (delete dialog box) दिखाई देगा जहां से अपनी आवश्यकता के अनुसार 'Shift cells left' (शिफ्ट सेल बाएं) या 'Shift cells up' (शिफ्ट सेल उप्पर) का चयन करें।

Insert Row / column

सेल पॉइंटर (cell pointer) को उस सेल (cell) पर रखने के बाद या सेल रेंज (cells range) का चयन करने के बाद जहाँ आप नई पंक्ति (new row) या नया कॉलम (new column) डालना चाहते हैं, कीबोर्ड (keyboard) से Ctrl + (प्लस) दबाएँ।

इन्सर्ट डायलॉग बॉक्स (insert dialog box) खुलेगी जहां से अपनी आवश्यकता के अनुसार 'Entire row' (पूरी रौ) या 'Entire column' (पूरी कॉलम) का चयन करें।

Delete Row / Column

सेल पॉइंटर (cell pointer) को उस सेल (cell) पर रखने के बाद या सेल रेंज (cells range) का चयन करने के बाद जिनकी पंक्ति (row) या कॉलम (column) आप हटाना चाहते हैं, कीबोर्ड (keyboard) से Ctrl - (माइनस) दबाएँ।

डिलीट डायलॉग बॉक्स (delete dialog box) दिखाई देगा जहाँ से अपनी आवश्यकता के अनुसार 'Entire row' (पूरी रौ) या 'Entire column' (पूरी कॉलम) का चयन करें।

Insert Row(s)

रो नंबर (row number) पर क्लिक (click) करके एक या एक से अधिक रो (one or more rows) का चयन करने के बाद कीबोर्ड (keyboard) से Ctrl + (प्लस) दबाएँ।

एक साथ (simultaneously) कई रो (row) का चयन करने के लिए Shift की का उपयोग कर सकते हैं या बिच (randomly) से कई रो (row) का चयन करने के लिए Ctrl की का उपयोग कर सकते हैं।

Delete Row(s)

रो नंबर (row number) पर क्लिक (click) करके एक या एक से अधिक रो (one or more rows) का चयन करने के बाद कीबोर्ड (keyboard) से Ctrl - (माइनस) दबाएँ।

एक साथ (simultaneously) कई रो (row) का चयन करने के लिए Shift की का उपयोग कर सकते हैं या बिच (randomly) से कई रो (row) का चयन करने के लिए Ctrl की का उपयोग कर सकते हैं।

Insert Column(s)

कॉलम हेडिंग (column heading) पर क्लिक (click) करके एक या एक से अधिक कॉलम (one or more columns) का चयन करने के बाद कीबोर्ड (keyboard) से Ctrl + (प्लस) दबाएँ।

एक साथ (simultaneously) कई कॉलम (column) का चयन करने के लिए Shift की का उपयोग कर सकते हैं या बिच (randomly) से कई कॉलम (column) का चयन करने के लिए Ctrl की का उपयोग कर सकते हैं।

Delete Column(s)

कॉलम हेडिंग (column heading) पर क्लिक (click) करके एक या एक से अधिक कॉलम (one or more columns) का चयन करने के बाद कीबोर्ड (keyboard) से Ctrl - (माइनस) दबाएँ।

एक साथ (simultaneously) कई कॉलम (column) का चयन करने के लिए Shift की का उपयोग कर सकते हैं या बिच (randomly) से कई कॉलम (column) का चयन करने के लिए Ctrl की का उपयोग कर सकते हैं।

Insert New Line

किसी सेल (cell) में नई लाइन डालने (add new line) के लिए सबसे पहले हमें कीबोर्ड (keyboard) से F2 की का उपयोग करने की आवश्यकता है और फिर कीबोर्ड (keyboard) से Alt + Enter की दबाएँ।

यह उस मौजूदा सेल (current cell) में नई लाइन (add new line) डालने में मदद करता है।

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