Effective use of keyboard and mouse pointer

इस अध्याय में हम जिन विषयों पर चर्चा करने जा रहे हैं उनके नाम हैं;

• प्रभावी ढंग से कीबोर्ड (keyboard) का उपयोग करना
• माउस पॉइंटर (mouse pointer) का उपयोग करना और
• Microsoft Excel के कुछ शॉर्टकट कमांड (shortcut commands)

 

इस सत्र के लाभ ( Benefit of this tutorial)

 

इस अध्याय से हम Microsoft Excel में डेटा (data) को सही तारीखे से दर्ज (input) करना और उन डेटा (data) को व्यवस्थित (organize) करना जान पाएंगे।

 

प्रभावी ढंग से कीबोर्ड का उपयोग करना (How to use keyboard effectively)

 

तो दोस्तों, आपको इस Microsoft Excel स्क्रीन के बारे में पता होगा, जिसे हम वर्कशीट (worksheet) या वर्कबुक (workbook) के नाम से जानते हैं। जो कुछ भी आप इस स्क्रीन पर देख रहे हैं जैसे रिबन (Ribbon), टैब (Tab), कमांड (command) आदि, उसे हमने ट्यूटोरियल 1 (tutorial 1) में विस्तार से चर्चा की थी, जिसे "Microsoft Excel – Tutorial 1" के नाम से प्रकाशित किया गया है। मेरा सुझाव है कि यदि आपने इस ट्यूटोरियल (tutorial) को नहीं देखा है तो आपको यह ट्यूटोरियल (tutorial) अवश्य देखना चाहिए।

 

यह आयताकार बॉक्स (rectangular box) जिसे आप Microsoft Excel वर्कशीट (worksheet) पर देख सकते हैं, जिसे आप कीबोर्ड (keyboard) से एरो (arrow) key की मदद से दायां (right), बयां (left), ऊपर (up) और निचे (down) में ले जा सकते हैं को "सेल पॉइंटर" (Cell Pointer) कहा जाता है। और प्रत्येक आयताकार रेखा (rectangular line) जहां "सेल पॉइंटर" (Cell Pointer) चलती है, उसे "सेल" (cell) कहा जाता है।

प्रत्येक "सेल" का अपना पता (address) होता है जो कि कॉलम (column) और रो (row) को मिला कर बनता है उसे "सेल एड्रेस" (cell address) कहा जाता है। उदाहरण के लिए, यदि "सेल पॉइंटर" C3 पर रहता है, तो "C" कॉलम (column) और "3" रो (row) होगा और इसका एड्रेस (address) "नाम बॉक्स" (Name Box) में लिखा होगा।

Cell Address, Cell Value & Cell Pointer

अब Microsoft Excel में डेटा दर्ज करने के सही तरीके पर बात करेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप C3 से डेटा दर्ज करना शुरू करना चाहते हैं। तो आप इन दो बातों को ध्यान में रखिये

(1) एक डेटा (data) एक सेल में हो

(2) एक सेल में एक डेटा दर्ज करने के बाद, अगले सेल पर "सेल पॉइंटर" (cell pointer) को स्थानांतरित (move) करने के लिए कीबोर्ड से टैब key (tab key) का उपयोग करें।

उदाहरण के लिए, कृपया चित्र 2 देखें, जब एक पंक्ति (row) के लिए डेटा पूरा होने के बाद "Enter key" दबाया। ऐसे में, "सेल पॉइंटर" अपने आप से अगली पंक्ति (row) यानी C4 में चला जाएगा, और उसी कॉलम पर जहां से आप डेटा दर्ज करना शुरू करते हैं।

Use of Tab Key

नोट: अधिक जानकारी के लिए, कृपया हमारे वीडियो (video) Microsoft Excel - Tutorial 2 को ज़रूर देखें जो इस ब्लॉग (blog) में मौजूद है।

यदि आप अगली सेल में जाने के लिए "टैब की" (tab key) के बजाय "राइट एरो की" (right arrow key) का उपयोग करते हैं, तो सेल पॉइंटर अगले पंक्ति (row) पर जाएगा लेकिन उस कॉलम में नहीं जहां से आप डेटा दर्ज करना शुरू करते हैं। कृपया चित्र 3 देखें।

Use of Arrow Key

Microsoft Excel के कुछ शॉर्टकट कमांड (shortcut commands)

 

अब बात करेंगे कि शॉर्टकट की (shortcut keys) का उपयोग कैसे करें। हमने इस उद्देश्य के लिए कुछ छात्रों के डेटा (students data) का उपयोग किया हैं। कुछ छात्रों के नाम और उनके विभिन्न विषयों (various subjects) में उनके अंक (marks) चित्रित (depict) किए गए हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, सभी छात्रों के नाम और उनके अंक (marks) अलग अलग सेल (cell) में दर्ज किए गए हैं।

 

शॉर्टकट की (Shortcut Keys)
Key	Key Name	Description
	Page Down	सेल पॉइंटर (cell pointer) अगली स्क्रीन (screen) या अगले पेज पर जाएगा।
	Page Up	सेल पॉइंटर (cell pointer) पिछले स्क्रीन (screen) या पिछले पेज पर वापस आ जाएगा।
	Ctrl + →	सेल पॉइंटर (cell pointer) डेटा रेंज (data range) के भीतर पंक्ति (row) के अंतिम (last row within data range) सेल (cell) में चला जाएगा या पंक्ति का अंतिम सेल (last cell of the row) में यदि कोई डेटा उपलब्ध नहीं है।
	Ctrl + ←	सेल पॉइंटर (cell pointer) डेटा रेंज (data range) के भीतर पंक्ति के पहले सेल (first cell of the row within data range) में चला जाएगा या पंक्ति का पहला सेल (first cell of the row) में यदि कोई डेटा उपलब्ध नहीं है।
	Ctrl + ↓	सेल पॉइंटर (cell pointer) डेटा रेंज के भीतर कॉलम के अंतिम सेल (last cell of the column within data range) में चला जाएगा या कॉलम का अंतिम सेल (last cell of the column) में यदि कोई डेटा उपलब्ध नहीं है।
	Ctrl + ↑	सेल पॉइंटर (cell pointer) डेटा रेंज के भीतर कॉलम के पहले सेल (first cell of the column within data range) में चला जाएगा या कॉलम का पहला सेल (first cell of the column) में यदि कोई डेटा उपलब्ध नहीं है।
	Ctrl + Page Down	सेल पॉइंटर (cell pointer) अगले वर्कशीट (worksheet) में चला जाएगा।
	Ctrl + Page Up	सेल पॉइंटर (cell pointer) पिछले वर्कशीट (worksheet) में चला जाएगा।
	Ctrl + Home	सेल पॉइंटर (cell pointer) पहली पंक्ति और पहले कॉलम (first row and first column) यानी A1 पर जाएगा।
	Ctrl + End	सेल पॉइंटर (cell pointer) डेटा रेंज के भीतर अंतिम पंक्ति और अंतिम कॉलम (last row and last column within data range) में चला जाएगा।
	Ctrl + C	चयनित डेटा (selected data) या डेटा रेंज (data range) की प्रतिलिपि (copy) कंप्यूटर की अस्थायी मेमोरी में बनाएँ।
	Ctrl + X	चयनित डेटा (selected data) या डेटा रेंज (data range) को काटें।
	Ctrl + V	चयनित डेटा (selected data) या डेटा रेंज (data range) को वर्तमान सेल पॉइंटर (current cell pointer) में पेस्ट (paste) करें जिसे आपने Ctrl + C या Ctrl + X का उपयोग करके कॉपी या काटा (copy or cut) है।
	Shift + Arrow keys	डेटा रेंज (data range) का चयन या चयन रद्द (select or deselect) करें।
	F2 key	वर्तमान सेल पॉइंटर (current cell pointer) के डेटा को एडिट (edit) करने के लिए।
	I Beam Cursor	यह F2 की (key) का उपयोग करके वर्तमान सेल पॉइंटर (current cell pointer) के डेटा को एडिट (edit) करने और एरो की (arrow key) का उपयोग करके I-Beam कर्सर को स्थानांतरित (move) करने के लिए उपयोग करें।

 

नोट: अधिक जानकारी के लिए, कृपया हमारे वीडियो (video) Microsoft Excel Tutorial 2 को ज़रूर देखें जो इस ब्लॉग (blog) में मौजूद है।

 

माउस पॉइंटर (mouse pointer) का उपयोग करन

अब माउस पॉइंटर (mouse pointer) के उपयोग और इसके अलग अलग आकार पर बात करेंगे। आपको इस उद्देश्य के लिए कुछ छात्रों के डेटा (students data) का चयन करना होगा।

माउस पॉइंटर के उपयोग (use of mouse pointer)
Mouse Shape	Shape Name	Description
	Arrow	माउस पॉइंटर (mouse point) टैब, समूह, कमांड आदि (tab, group, commands etc) में ले जाने पर एरो (arrow) में बदल जाएगा जो कमांड (command) चुनने में मदद करता है। जब हम टैब (tab) पर क्लिक करते हैं, तो समूह (group) उसी के अनुसार बदल जाएगा और इसलिए संबंधित कमांड (commands) को भी बदल दिया जाएगा।
	Down Arrow	समाउस पॉइंटर (mouse pointer) कॉलम (column) के ऊपर ले जाने पर डाउन एरो (down arrow) में बदल जाएगा। यह एक बार में पूरे कॉलम (column) को चुनने में मदद करता है। एक साथ कई कॉलम (column) चुनने के लिए हम डाउन एरो की (down arrow key) के साथ Shift की (key) का उपयोग कर सकते हैं। बेतरतीब ढंग से कई कॉलम का चयन करने के लिए (to select multiple column randomly) हम डाउन एरो की (down arrow key) के साथ Ctrl की का भी उपयोग कर सकते हैं।
	Column Resize	माउस पॉइंटर (mouse pointer) दो कॉलम (column) के बीच ले जाने पर माउस पॉइंटर (mouse point) कॉलम का साइज (column resize) में बदल जाएगा। यह कॉलम (column) को खींचकर साइज (size) बदलने में मदद करता है या कॉलम (column) में उपलब्ध डेटा के अधिकतम साइज (maximum size of data) के अनुसार उस पर डबल क्लिक (double click) करके अपनेआप से कॉलम साइज घटा या बढ़ा देता है (automatically increase or reduce the column size)।
	Right Arrow	माउस पॉइंटर (mouse pointer) रो (row) में जाने पर राइट एरो (right arrow) में बदल जाएगा। यह एक ही बार में पूरी रो (row) का चयन करने में मदद करता है। हम एक साथ कई रो (row) का चयन करने के लिए दाएँ एरो की (right arrow key) के साथ Shift की (key) का उपयोग कर सकते हैं। बेतरतीब ढंग से कई रो (row) का चयन करने के लिए हम (to select multiple rows randomly) दाएँ एरो की (right arrow key) के साथ Ctrl की (key) का भी उपयोग कर सकते हैं।
	Row Resize	समाउस पॉइंटर (mouse pointer) दो रो (row) के बीच ले जाने पर माउस पॉइंटर (mouse pointer) रो का साइज (row resize) में बदल जाएगा। यह रो (row) को खींचकर साइज (size) बदलने में मदद करता है या उस रो (row) में उपलब्ध डेटा (data) के अधिकतम साइज (maximum size of data) के अनुसार उस पर डबल क्लिक करके अपनेआप से रो (row) का आकार बदल देता है (automatically increase or reduce the row size)।
	White Plus	माउस पॉइंटर (mouse pointer) एक डेटा या डेटा रेंज (a data or range of data) का चयन करने के लिए व्हाइट प्लस (white plus) में बदल जाएगा। हम कई डेटा को यादृच्छिक (randomly) रूप से चुनने के लिए व्हाइट प्लस (white plus) के साथ-साथ Ctrl की का भी उपयोग कर सकते हैं।
	Move	माउस पॉइंटर (mouse pointer) एक डाटा या डेटा रेंज (a data or range of data) का चयन करने के बाद माउस को बॉर्डर लाइन (border line) में ले जाने पर मूव पॉइंटर (move pointer) में बदल जाएगा। इससे डेटा को एक जगह से दूसरी जगह ले जाने में मदद मिलेगी।
	Copy	माउस पॉइंटर (mouse pointer) एक डाटा या डेटा रेंज (a data or range of data) का चयन करने के बाद माउस को बॉर्डर लाइन (border line) में ले जाते समय कॉपी पॉइंटर (copy pointer) में बदल जाएगा अगर कीबोर्ड से Ctrl की का उपयोग किया। यह डेटा को एक जगह से दूसरी जगह कॉपी (copy) करने में मदद करेगा।
	Fill Handler	माउस पॉइंटर (mouse pointer) फील हैंडल या फील डेटा पॉइंटर (fill handle or fill data pointer) में बदल जाएगा जब डेटा या डेटा रेंज (data or data range) का चयन करने के बाद माउस को ब्लैक डॉट (black dot) पर ले कर जाने पर। यह नम्बर की संख्या (generate number) या अनुक्रम उत्पन्न (sequence of number) करने में मदद करेगा।

 

नोट: अधिक जानकारी के लिए, कृपया हमारे वीडियो (video) Microsoft Excel - Tutorial 2 को ज़रूर देखें जो इस ब्लॉग (blog) में मौजूद है।

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